كيفية كتابة محضر اجتماع وماهي أهميته

لا شك أن الاجتماعات من الأشياء التي تتكرر في كثير من الأحيان في العمل، لذلك يجب متابعة عملية تسجيل الاجتماعات عن كثب لضمان الحفاظ على النتائج والبيانات الواردة فيها لضمان عدم النسيان وبالتالي الحاجه الي إعادة الاجتماع، وبالتالي وجود اجتماعات متكررة بدون فائدة حقيقية. لهذا، من الضروري معرفة كيفية كتابة محاضر الاجتماع بشكل صحيح لضمان الحفاظ على نتائج كل اجتماع بشكل مستمر.

ماهو تعريف محضر الاجتماع؟

يمكن تعريف مصطلح محضر الاجتماع على أنه وثيقة تشرح وتوضح وتحفظ جميع تفاصيل الاجتماع، سواء كانت بيانات أو تطورات أو قرارات نهائية.
من خلال كتابة محضر الاجتماع، يمكنك التأكد من تسجيل كل ما يحدث في الإجتماع وييمكنك مشاركة هذا السجل مع الأعضاء الآخرين الذين لا يستطيعون الحضور حتى يتمكنوا من تتبع ما حدث.
كتابة محضر الاجتماع يختلف عن كتابة ملاحظات الاجتماع، فالأولى تركز على تفصيل ما حدث في الاجتماع، بينما تبرز الأخيرة بعض النقاط المهمة فقط. بالطبع، من المهم أن يكون لديك كلا الأمرين، لأن الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات ضروري للتأكيد على كافة التفاصيل، وملاحظات الاجتماعات هي تذكير بأهم النقاط المتفق عليها والخطوات التي يجب اتخاذها بسرعة.

ما هي النقاط المهمة التي يجب تضمينها عند كتابة محضر الاجتماع؟

بالطبع، يختلف كل إجتماع عن الأخر، اعتمادًا على أنشطة المؤسسة والصناعة التي تعمل بها، وكذلك الغرض من الإجتماع نفسه، ولكن في الوقت نفسه هناك بعض العناصر المشتركة التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة محضر الاجتماع وعليك التأكد من وجودها دائمًا.
1- الغرض من الاجتماع: يجب أن يكون الغرض من الاجتماع واضحًا للشركة.
2- الوقت والتاريخ: يجب عليك كتابة التاريخ الدقيق لليوم (يوم / شهر / سنة)، ووقت الاجتماع “وقت بداية الاجتماع ونهايته”.
3- المكان: تحديد مكان انعقاد الاجتماع سواء داخل الشركة أو خارجها. من الجيد أيضًا الإشارة إلى الموقع الدقيق، مثل غرفة مجلس الإدارة أو غرفة اجتماعات داخل الشركة.
4- الحضور: سجل تفاصيل الأشخاص الحاضرين في الاجتماع (الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، علاقتهم مع الشركة، وهذا مفيد في حالة قمت بدعوة أشخاص من خارج الشركة للحضور). يجب أيضًا تسجيل الأعضاء الغائبين الذين يجب أن يكونوا حاضرين.
5- نقاط الاجتماع الأساسية: ما هي الحقائق التي استند إليها الاجتماع تحديدًا، وما هي المعلومات التي تم تضمينها فيه، على سبيل المثال، أي نقاط أثيرت سابقًا وتم استكمال مناقشتها في هذا الاجتماع.
6- ملخص الاجتماع: عند كتابة محضر الاجتماع، يجب التركيز على كتابة النقاط الرئيسية التي تم تضمينها في الاجتماع، وأهم الأمور المتفق عليها، وملخص النتيجة النهائية.
7- تعليمات عامة: إذا كانت هناك بعض الإرشادات المهمة المتعلقة بالاجتماع، فيمكن شرح هذه التعليمات جزئيًا كتابةً.
بالطبع هذه هي العناصر الأساسية، واعتمادًا على طبيعة الاجتماع، هناك عوامل أخرى يمكن إضافتها. على سبيل المثال، إذا كان الهدف من الاجتماع هو التصويت على موضوع معين، فيمكنك إضافة قسم خاص للتصويت ومن شارك وطبيعة تصويت كل شخص والنتيجة النهائية.
على سبيل المثال، عند كتابة محضر لمناقشة مسائل التمويل من المهم وضع تفاصيل الأمور في مكانها، مثل النقاط المتفق عليها مع الممول لإنفاق الأموال لتكون بمثابة مرجع للإنفاق في وقت لاحق وفقا لاتفاق الطرفين.

المصدر
https://namozagy.com/

كيفية كتابة محضر اجتماع وماهي أهميته

علي صبحي

اعمل كاتب محتوى في العديد من المواقع العربية مثل نموذجي وعربي 22 وغيرهما

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.